Soledad Urtubey – Salta, Argentina

Entrevista a Soledad Urtubey, Directora de Sol del Norte Eventos

¿Cómo surge la iniciativa de realizar ésta actividad específica?

Mi inclinación desde siempre fue clara y concreta: se trata de una actividad profesional que involucra la capacidad de sociabilizar, la aptitud creativa, la facilidad para organizar… Cada «evento» es el resultado de un dinamismo distinto, generando en cada trabajo un producto único e irrepetible. ¡Es una actividad que mientras la realizamos nos hace sentir útiles!

¿De qué manera se forma y capacita el equipo de trabajo?

Lo hacemos basándonos en 4 pilares;

a) Taller Anual de Capacitación al Equipo Interno.

b) Curso Anual de Actualización en Tendencias para el Equipo Interno.

c) Participación Comercial en Ferias Promocionales del Sector.

d) Activa colaboración con acciones del Plan de Marketing desarrollado por el Salta Convention & Visitors Bureau.

En sus inicios, ¿cuál era el marco en el que se iba a desarrollar la empresa (infraestructura, proveedores, conectividad, etc.)?

Desde nuestros inicios -y por la continuidad de las políticas públicas- ya contamos con una provincia y un país desarrollado turísticamente (incluyendo su infraestructura y conectividad). Ahora bien, el segmento profesional del «Turismo de Reuniones» es una actividad relativamente incipiente y que en la provincia de Salta viene creciendo año a año: encontrándose hoy entre los 5 primeros destinos argentinos elegidos como Sede de Eventos.

¿Cómo fueron los primeros eventos y que resultados se alcanzaron?

Mis primeros pasos en el Área de Eventos (desde 1998) estuvieron relacionados a Campeonatos, Torneos y Competencias de orden deportivo, a Shows Musicales y Fiestas Sociales. Pero ya a partir del 2005 sólo nos dedicamos al segmento específico de Congresos y Convenciones.

¿Cómo se logra la excelencia en el producto final, teniendo en cuenta que si bien el organizador de eventos es el responsable y coordinador de la actividad depende en gran medida de terceros?

No hay recetas mágicas, es el resultado de un Trabajo en Equipo y de un Análisis exhaustivo de los siguientes puntos:

a) F.O.D.A. del rendimiento personal en la posición de trabajo que cada integrante del Equipo ocupa dentro de la Empresa.

b) Identificación y Pertenencia de cada integrante del Equipo con la posición que ocupa dentro del Evento a realizarse.

c) Disposición y disciplina para lograr los objetivos de cada uno que -en conjunto: empresa y proveedores- nos permitirán brindar servicios de excelencia.

d) Tangibilizar y poner en valor la calidad de cada servicio que ofrecemos.

e) Dar lo mejor de cada uno: «haciendo extraordinarias las tareas ordinarias de cada día».

¿Cuáles fueron los eventos que generaron un mayor nivel de exigencias?

Si debo citar a uno, sin lugar a dudas, el más complejo para el Equipo fue «Expo Solidaria» cuya primera edición realizamos en el año 2011 en el Predio de La Rural de Palermo (Buenos Aires).

¿Por qué el más complejo?

Por varias razones, que se entrelazaron todas juntas entre sí… Primero haré una breve reseña del evento:

* Producción: es un evento bienal que producimos, comercializamos y ejecutamos nosotros.

* Temática: Responsabilidad social ciudadana, bajo el lema «Ayudar a los que Ayudan».

* Tipo de Evento: Ferial con Conferencias Paralelas.

* Objetivo: colaborar en la concientización social, dando visibilidad a la Labor Social que cientos de Organizaciones no gubernamentales realiza por la inclusión de niños y jóvenes de nuestro país.

* Expositores: más de 170 Organizaciones Sociales de todo el país mostraron lo que hacen.

* Conferencistas: referentes y líderes del Tercer Sector.

* Medios de comunicación: durante los tres días del evento participaron en la cobertura periodística periodistas de medios de TV, radiales y gráficos.

* Voluntariado: cientos de jóvenes colaboraron activamente.

* Gratuito: los tres días de feria fueron con acceso libre y gratuito, los que significó que miles y miles de personas se acercaran, se involucraran y colaboraran en este desafío solidario.

La complejidad del evento en sí surgió en la etapa de la Producción y Comercialización, ya que nos involucramos y comprometimos con alcanzar los objetivos de muchísimas Organizaciones de Bien Público que confiaron y nos apoyaron. De tal manera que; sufrimos cuando nos cerraron alguna puerta, nos desesperanzamos cuando los sponsors no acompañaban, cuando palpamos que «hacer el bien» era un sueño de algunos pocos locos, pero seguimos… y ya en la etapa de la Ejecución y durante el Evento: las expectativas de «cumplir con los objetivos planteados» fueron superadas con creces. Cientos de personas -con su ejemplo de entrega y solidaridad- nos contagiaron su espíritu de dedicación y entrega, nos colmaron de enseñanzas positivas, pudimos ver como se generaron redes de contención y ayuda entre las mismas ONG como así también con el público en general… Entendimos la diferencia entre «hacer lo posible» y «hacerlo posible”.

En un repaso de la historia de la empresa, ¿cómo fue el camino transitado (Balance)?

Empezamos como muchos emprendedores:

a) Etapa de Planificación: auto evaluando Aptitudes y Actitudes, haciendo un Análisis del Mercado, fijando la Visión, Objetivos, Metodología de Trabajo.

b) Etapa de Iniciación: si bien la Capacitación y Formación fueron el foco central de esta etapa; en esta primera etapa pasamos por situaciones de excesiva carga de trabajo, por la ausencia de ingresos, deudas contraídas e importantes responsabilidades asumidas en primera persona (con los clientes, proveedores, empleados, socios, etc.)

c) Etapa de Crecimiento: llego con la vocación, identificación y compromiso de las personas con las que conformamos «un equipo compacto» y de la mano nos nutrimos de la experiencia profesional.

d) Etapa de Consolidación: cuando confluenciaron varios factores; reconocimiento en el mercado de la marca como sinónimo de «calidad», condiciones adecuadas de «rentabilidad» dentro de la empresa, «círculo virtuoso y continuo» entre Capacitación permanente – Compromiso de Equipo – Satisfacción al cliente – Responsabilidad y Confiabilidad. Y esta etapa no es solo la última sino también la más difícil, ya que hacerla sostenible y sustentable requiere atención y dinamismo constante.

Si bien los eventos son la base de la empresa, ¿qué otros productos se desarrollaron y como surgen?

Entendiendo que los «Eventos» son una herramienta de Promoción y Marketing, la interrelación y vínculos con distintas Compañías, Asociaciones Profesionales, Cámaras Empresariales, Laboratorios e Instituciones Intermedias es una relación que se fue dando naturalmente. Y allí surgió otro producto de relevancia que es el «Asesoramiento Específico» para determinar cuál o tal acción se adecua mejor a la promoción que busca el cliente.

De igual manera surge la necesidad de colaborar con el cliente para generar recursos para realizar sus acciones promocionales y es así que la Consultora también ofrece «Servicios de Comercialización».

En cuanto al desarrollo de «Programas de Incentivo» nos referimos a aquel producto que desarrollamos para el segmento corporativo: «eventos y/o acciones exclusivas» para grupos empresariales.

Y finalmente el producto de «Capacitación» incluye las conferencias de concientización a público en general y las charlas al personal de contacto y/o proveedores en eventos.

¿Cómo se da la formación del Salta Convention & Visitors Bureau y cuál fue la participación de Sol del Norte Eventos?

Siendo Salta un destino óptimo para la realización de Eventos, y luego de un análisis minucioso del segmento del Turismo de Reuniones en el mundo -en donde la existencia de Bureaux es una condición excluyente para realizar eventos-, surgió la necesidad de crear el S.C. & V.B. Integrado por empresarios vinculados al mercado de congresos y convenciones, tales como: Aeropuerto, Salones de Eventos, Compañías de Transporte, Hoteles, Agencias de Turismo, Compañías de Actividades Recreativas y Deportivas, Operadores Profesionales de Congresos, Empresas Productoras de servicios multimedia, Restaurantes, Bodegas, Empresas de Comunicaciones, Proveedores de servicios complementarios, Bancos, Imprentas, Instituciones Académicas, Museos, Centro Médicos, etc. como así también Instituciones Públicas como el Ministerio de Turismo Provincial, la Secretaría de Turismo Municipal y el Instituto de Promoción Turística Provincial.

¿Cómo trabajamos? Lo primero que hicimos -en sus inicios siete empresas, entre ellas la Empresa Sol del Norte- fue el FODA de Salta como destino de reuniones. Invitamos a profesionales del sector a conformar un equipo de trabajo, compartimos la visión y la vocación de desarrollar la industria del turismo de reuniones en el destino Salta, y así fue que llegamos al siguiente paso: el diseño de un Plan de Marketing específico (realizado por un expertiz internacional), cuyo desarrollo implicó formar un equipo de trabajo, que en forma dedicada y profesional cumplimente procesos e invierta tiempo en la ejecución de distintos Programas Anuales según directrices de la matriz del Plan.

El compromiso del S.C. & V.B. para con las Instituciones que lo convoquen se traduce en el asesoramiento y profesionalidad de los servicios necesarios para realizar un evento que no solo beneficie al posicionamiento de la Institución convocante sino también al crecimiento de Salta como Sede Destino de Reuniones.

Y mirando los resultados nacionales anuales: en cantidad de eventos se ve un crecimiento promedio del 12% anual (2007-2013) lo que muestra que la industria del Turismo de reuniones no sólo se ha asentado en Salta Argentina (ubicándola entre los TOP 10 del país), sino que ha sabido impulsarse como un sector clave y competitivo en la economía del turismo provincial

La certificación de normas de calidad de una empresa habla del nivel de desempeño ¿Cómo surge la idea de certificar y que le aporta a Sol del Norte Eventos?

El grupo de personas que conformamos el Equipo de Sol del Norte decidimos asumir el Compromiso y Responsabilidad de buscar la Satisfacción de nuestros clientes: ¿Cómo? Mejorando nuestra gestión en los procesos internos, agilizando nuestra comunicación interna, asumiendo prácticas honestas y confiables, optimizando nuestras aptitudes en el trabajo de equipo y capacitarnos anualmente para actualizarnos en las últimas tendencias.

El mundo de hoy exige permanente ingenio y actualización, ¿cuáles son los desafíos planteados a futuro o cómo se proyecta Sol del Norte Eventos?

Los desafíos son muchos; sostener la calidad de los servicios, estar atentos a la innovación y evolución del mercado para ser competitivos al momento de satisfacer las necesidades de los clientes y afianzar el trabajo mancomunado público-privado para crecer como un destino único.

Y principalmente continuar especializándonos para insertarnos en el mercado internacional del Turismo de Reuniones. Para ello redoblamos esfuerzos y recursos para acceder a capacitación internacional a través de I.C.C.A. (Internacional Association Congress and Conventions).